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パソコンとインターネットの基礎知識 - インターネットの基礎知識（電子メール編）

電子メールのマナー

Q メール作成のコツは？
Q 知っておきたいメールの文書マナーは？
Q デジタルカメラの画像等をメールで送る方法は？

Q メール作成のコツは？

A ■コツ1：　件名（表題）は用件を明確にしましょう。
電子メールの件名（表題）は、その用件がひと目でわかるようにつけましょう。

■コツ2：　個人宛のメールには「○○様」と宛名を書きましょう。
電子メールでは、「拝啓」「敬具」のような頭語や結語、「時下益々…」といった決まり文句の挨拶は省略するのが普通です。また、はじめての相手や取引先などにメールを書くときには、まず「○○様」と宛名を書きます。次に自分の名前と自己紹介、それから用件に入るのが一般的です。

■コツ3：　文のまとまりを工夫して、読みやすくしましょう。
普通の文書を作成する時も同じですが、特に電子メールを書くときはワープロソフトのような 「行数」や「自動改行」の書式設定ができません。
それは、送った電子メールの情報を閲覧する受信側の方がどの様なメーラー（電子メールソフト）を使っているかわからないためです。そのため、どの様なメーラーでも最低限解読することができる情報のみを送ります。適当に改行や空白行をいれて見やすくなるよう工夫しましょう。

■コツ4：　署名をつけましょう。
本文の末尾には、通常、署名を付けます。署名とは、そのメールの発信者がサイン代わりに書く自分の署名のことです。この署名には、自分の名前、所属する会社、部署名やメールアドレス、ホームページアドレスなどを入れるのが一般的です。
電子メールを受け取った方にとって、署名は電子メールを送った方を知ることのできる情報源となります。メーラー（電子メールソフト）には、署名を予め登録しておく機能や、複数の署名の中から一つを選択できるようにする機能を持つものが多いようです。こうした機能を利用するのもよいでしょう。


Q 知っておきたいメールの文書マナーは？

A ■マナー1：　返信メールに元のメールを意味なく付けないようにしましょう。
メールを返信する時に、送られてきた元のメールを本文の後ろに丸ごとつけて送られる方がいますが、これには注意が必要です。
返信につける元のメールについては、必要な部分を切り出して、それに応じた返答を書くのが本来の使い方です。返信された方が一目で用件が分かるメールを書きましょう。

■マナー2：　非常に容量の大きい画像やファイルを添付しないにしましょう。
メールは「添付ファイル」 としてデジタルカメラの画像やワープロのファイルなどを一緒に送ることができます。（手紙の封筒の中に、便箋とは別に写真などを入れる感覚です。）
電子メールそのものに、別のファイルを添え付けて送るため、当然サイズは大きくなります。そのため、ファイルはできるだけ圧縮し、メールのサイズを小さくして送ることがマナーになっています。

■マナー3：　丸の中に数字の入っている文字（①、②）などのパソコンの機種に依存する文字は使わないようにしましょう。
同じOS（WindowsやMacOSなど）のパソコンでなければ読めない「機種依存文字」は、他のパソコンではまったく別の文字が表示されてしまいますので気をつけましょう。
その機種依存文字の代表的なものとしては、丸の中に数字の入った丸つき数字（①、②・・・）、I, II,IIを一文字で書けるローマ数字（使うときはアルファベットのI,V,Xで組み合わせます）、（株）を一文字で表せるカッコつき文字（カッコと漢字で組み合わせます）があります。


Q デジタルカメラの画像等をメールで送る方法は？

A ■ メールに「添付」
電子メールソフト（以下、メーラーといいます。）の「添付」という機能を使えば、デジタルカメラで撮影した画像ファイルをメール本文と一緒に送ることができます。また、デジタルカメラの写真だけでなく、ワードや一太郎などの文書ファイル、エクセルなどで作成した表計算ファイルなども送ることができます。

■主な手順
「添付」を行うためには、電子メールを作成する際に、メニューから「添付」のコマンドを実行して、添付したいファイルを選べばOKです。（ただ、具体的な操作については、メーラー毎に微妙に異なりますので、詳細についてはそれぞれの説明書やヘルプをお読みください。）

一般的に「添付」のコマンドを実行するためには、以下の２つの方法があります。

  • 「添付」アイコン（一般的にはクリップの形をしています。）をクリックする。
  • または、メニューの中の「添付（「添付ファイル」と記述されている場合もあります。）」をクリックする。



「添付」コマンドを実行すると、添付するファイルを選ぶウィンドウが開きますので、そのウィンドウで添付したいファイルを選択します。


・ メールの添付画面（Outlook Express）





「添付」するファイルの設定が成功した場合には、作成中のメーラー画面のどこかにそのファイル名が表示されているはずです。これで画像等のファイルを「添付」する作業はOKですので、後は普通に送信して下さい。


■ ここにご注意！
一般的に1回のメールで送ることができるファイルサイズには制限があります。（プロバイダによりその制限サイズは異なります。）最近ではデジタルカメラの性能が向上しており、画像が綺麗になるかわりに、ファイルサイズが大きくなる傾向があります。そのため、添付するファイルのサイズが制限を越えないよう注意して下さい。
また、メールを送る相手の回線速度によっては、大きいファイルサイズの画像等が添付されたメールを受信するのに時間がかかってしまう場合があります。送る相手の回線速度を考慮して添付するようにしましょう。（ファイルを添付して送る場合には、できる限りファイルサイズを小さくするよう心がけましょう。）


アドレス帳の使い方